Finalizado el evento y preparando la segunda edición, queríamos contaros ¿qué fue bien y qué mal?, ¿qué queremos mejorar?, lo que cuesta montar un evento, la logística que hay detrás,...
En Abril de 2018 comenzamos a trabajar en EDD y para ello nos juntamos 8 personas muy diferentes entre nosotros pero con un objetivo común, montar un evento tecnológico de los que nos gustan y no teníamos en Extremadura.
Comenzamos a trabajar y decidimos que el evento tendría 3 tracks: Negocio, Desarrollo y Makers.
Cada uno de nosotros se encargó de una parte: voluntarios, web, redes sociales, patrocinadores, ponentes...
El día del evento todo salió muy bien, mejor de lo que esperábamos. No tuvimos ninguna incidencia, hubo muy buen rollo y las personas asistentes disfrutaron y nos transmitieron que había sido un gran evento.
Tuvimos la suerte de contar con 22 magníficos voluntarios , a los que agradecemos su implicación en el evento. En todo momento estuvieron pendientes de asistentes, ponentes y del correcto funcionamiento del evento.
El lugar: Embarcadero.
El Embarcadero es un lugar con mucho potencial. Le falta alguna sala grande, con capacidad para 200 o 300 personas y realizar aperturas y cierres de eventos como el nuestro. Destacar los amplios espacios para descansar, sentarse, charlar, zona para los stands y el networking. Las personas responsables de Embarcadero nos dieron libertad para montar el evento, utilizar los espacios y el material disponible, fueron flexibles con los horarios. Todas las personas de Embarcadero realizaron una labor extraordinaria y fueron una gran ayuda. Gracias a Embarcadero contamos con personal de apoyo, mantenimiento, seguridad y limpieza.
Creemos que este año necesitamos salas más grandes y amplias, así que seguramente translademos EDD a otro lugar. Para eventos más pequeños Embarcadero y Garaje 2.0 son lugares fabulosos, y seguiremos haciendo cosas en ellos.
Cosas a mejorar en la próxima edición del día 5 de Octubre.
1. Tracks y tiempos de las charlas.
En nuestra primera edición queríamos tener muchas charlas y acortamos los tiempos. Pecamos de intentar meter muchas en poco tiempo y no fue una buena decisión. Este año lo queremos hacer más sencillo, 7 charlas cada una será de 40 minutos más 10 minutos para preguntas. Y 10 para cambiar de sala, estirar piernas, charlar, tomar un café o fruta. Por otro lado tendremos 4 talleres de 2 horas cada uno por track.
2. La Comida.
Queremos que sea el mismo modelo que el año pasado, algo que puedas llevarte y comer donde quieras. Este año queremos que esté más rica. El año pasado estuvo bien la cantidad pero los bocadillos estaban un poco secos (sin el poco). Queremos prescinder del plático lo maximo posible, así que intentaremos utilizar cajas de carton, en general material reciclable.
3. Señalética.
En esta primera edición era complicado encontrar las salas. En EDD19 haremos que sea fácil localizar las salas y espacios.
¿Qué fue bien?
1. Fruta y agua todo el día. En la zona central de paso colocamos agua y fruta disponible para todas las personas durante todo el día.
2. Café. Nos gustaría que la empresa Zeris prestara el servicio de café de nuevo, ya que el café estaba muy rico y el servicio fue excelente.
3. Party. En EDD19 habrá Party. Nos gustó el formato de hacerlo al finalizar las charlas y talleres y en la misma ubicación. En EDD18 muchas personas vinieron en coche y no pudieron saborear las cervezas extremeñas. Utilizar el transporte público es una buena opción.
4. Al igual que en la primera edición, no pondremos alcohol hasta que finalicen las charlas y talleres y comience la fiesta.
5. Buen rollo que hubo en el evento. Nos lo pasamos my bien, charlamos, hubo muchos reencuentros, hicimos networking y los que nos quedamos a la fiesta continuamos con más networking.
Presupuesto
Queremos compartir cuánto costó montar EDD, aquí os dejamos las cifras del evento.
| Ingresos: | 16.722 € |
| Gastos: | 15.192 € |
| Balance | + 1.529,92 € |
Avituallamiento
En esta parte os contamos los gastos que tuvimos en comida y bebida. Destinamos a avituallamiento el 47% del presupuesto. En la siguiente gráfica desglosamos los conceptos de este 47%.
¿Cuánto cuesta un evento por persona?
Como ya sabéis ni organizadores, ni voluntarios, ni ponentes cobramos en el evento.
Si dividimos el coste total de 15.192 euros entre los 300 asistentes, sale una media de 50,64 euros por persona.
Los asistentes compraron una entrada de 20 euros y disfrutaron de un evento con un gasto por asistente de 50,64€. Esto ha sido posible gracias a nuestros patrocinadores, sin ellos, esto no habría sido posible.
De una entrada de 20 euros hay un 21% de IVA, esto hace que en realidad quede un margen de 15.8 euros por persona.
Una de las peores cosas de montar el evento es que muchas personas compramos las entradas al final y eso es un problema para preparar todo.
Este año nos hemos propuesto ofrecer entradas EarlyBird para minimizar este efecto. Las personas que la compren antes podrán tener algo personalizado, como por ejemplo elegir la talla de la camiseta.
Y por último queremos dar las gracias. Comenzamos con AEXTIC, la Asociación Empresarial Extremeña de Tecnologías de la Información y Comunicación, que ha prestado cobertura tanto a nivel fiscal como legal, y sin ella hubiera sido imposible celebrar EDD18.
Por supuesto a los patrocinadores que sin ellos esto no sería posible
Agradecimientos a
¿Y ahora?
Ya estamos trabajando en la segunda edición de EDD. Durante estos meses hemos apoyado a otros eventos e iniciativas.
Una de las cosas que queríamos con EDD era ayudar a otras iniciativas y así ha sido. Con el superavit de EDD18 hemos apoyado diferentes meetups y el evento ExFest, celebrado en abril en la Escuela Politécnica de Cáceres.
Este año ha sido el primer hackathon social con WordPress celebrado en Cáceres, el día 25 de Mayo en el Garaje 2.0, y allí estuvimos, colaborando con otras asociaciones y haciendo comunidad.
Con este artículo, queríamos contaros un poco más de #EDD18, y transmitiros que ya hemos comenzado a trabajar en #EDD19. Este año tendremos sorpresas, juegos, sorteos y sobre todo aprenderemos y compartiremos experiencias en talleres y charlas que os sorprenderán por su calidad, además tendremos espacio y tiempo para el networking y parapasarlo bien. Contenidos y personas de Negocio, Desarrollo y Maker.
¡Gracias! Nos vemos el 5 de Octubre en Cáceres en la Segunda Edición de Extremadura Digital Day.